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Questão enviada: Quem deve publicar conteúdo numa intranet: todos ou só alguns?

A minha resposta:
Esta é uma pergunta difícil cuja resposta depende grandemente do tipo da organização e do perfil dos seus colaboradores.

O problema de todos poderem publicar conteúdo é de se poder criar uma base de conhecimento imensa onde a qualidade não é garantida. Isto pode levar a dois problemas: os indivíduos ignoram a intranet por demorarem a encontrar a informação de que necessitam, e/ou, pior ainda, a informação encontrada, e posteriormente usada, não é correcta, actual ou completa.

Estas situações são evitadas se a publicação for da responsabilidade de um grupo de profissionais que afere da qualidade, actualidade, completude e relevância da informação antes de a tornar disponível. Contudo, porque este grupo de profissionais raramente é suficientemente grande, é normal gerar-se uma fila de conteúdo para publicação. Esta demora desmotiva futuras submissões de conteúdo por parte dos colaboradores da organização.

Assim, a minha opinião é a de que, em organizações onde os colaboradores têm apetência tecnológica e boa formação, a publicação deve ser livre. Neste caso deve a organização apostar em poderosas ferramentas tecnológicas para catalogação e pesquisa de conteúdo.

Se a organização for composta essencialmente por pessoas sem grande formação académica, a responsabilidade de publicação deve recair num grupo de profissionais. A organização deve, nesta altura, esforçar-se por contratar um grupo de pessoas suficiente para que não se gerem demoras na publicação e criar um sistema amigável para envio de conteúdo para estes profissionais.