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Num dos projectos que estou a realizar, uma das palavras mais usadas durante as entrevistas de auditoria de conhecimento tem sido “confidencial” (leia aqui o que entendo por auditoria de conhecimento ). Na verdade, a empresa, para além de ter a necessidade de gerir grandes quantidades de informação (alguma com tempo de vida bastante reduzido), tem ainda que gerir eficazmente a questão da confidencialidade de muita dessa informação.

Alguma da informação é confidencial por razões legais e a confidencialidade aplica-se não só a pessoas externas à empresa mas também a colaboradores não directamente envolvidos nos projectos que geram essa informação. Outra informação é confidencial pois nela reside a vantagem competitiva da empresa. É assim importante manter esta informação longe da concorrência.

Esta questão da confidencialidade pode ser também observada num tipo de empresa completamente diferente. O Diário de Notícias, no seu suplemento Gente, publicou recentemente uma peça sobre o negócio dos Pastéis de Belém. O texto revela como a empresa tem garantido o sucesso e a longevidade do negócio graças à forma como tem preservado e gerido a confidencialidade da receita desta doce iguaria:

• “Dentro da fábrica temos uma zona fechada onde só entram os mestres que conhecem o segredo e que é onde se faz o creme e a massa”, diz Vítor Domingos, director-geral dos Pastéis de Belém
• “nunca viajamos juntos, nunca comemos a mesma comida no mesmo restaurante e nunca viajamos no mesmo carro”, diz Pedro Clarinha, dono da empresa
• as pouquíssimas pessoas a quem é dado acesso aos segredo passam por um processo de avaliação informal: “[t]êm de estar há muitos anos na empresa, têm de ter estabilidade emocional e não ter vícios, ser emocionalmente fortes”, esclarece Vitor Domingos.

É muito interessante ver a forma como esta empresa, criada em 1837 e actualmente com 160 empregados, sentiu necessidade de criar um plano de gestão de risco informacional. Quem dera a muitas organizações estarem nesta situação, isto é, terem pensado desta forma e terem operacionalizado o necessário para que os riscos ligados à informação e ao conhecimento sejam minimizados eficazmente.